INFORMATIVA PRIVACY ai sensi dell'Art. 13 del REGOLAMENTO UE 2016/679 o GDPR

INFORMATIVA PRIVACY relativa a Utenti del sito Web, Clienti e Fornitori di COOPOLIS Spa

La informiamo che, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (infra: "Regolamento"), i Dati Personali che Lei ci ha fornito o ci fornirà direttamente, tramite questo sito o tramite terze parti, saranno trattati dalla seguente Società Titolare dei trattamenti.

1. Titolare dei Trattamenti Dati relativi e utenti web, clienti e fornitori, candidati:

COOPOLIS Spa – Via Faentina, 69 – 48123 RAVENNA
Dati di contatto del Titolare:
Mail privacy@coopolis.it
Sito Web: www.coopolis.it
Dati di contatto del DPO (Data Protection Officer):
Marco Gentilini - Mail: dpo@marcogentilini.com

INTERESSATI, DATI TRATTATI, FINALITÀ e SOTTOFINALITÀ, CONSERVAZIONE e MODALITÀ

I – TIPOLOGIE di INTERESSATI

La presente informativa riguarda i dati che vengono trattati tramite questo sito relativi a: Utenti del sito (questo sito web), candidati ad una posizione lavorativa (CV), clienti e potenziali clienti, fornitori escluso i dati per appalti e subappalti per i quali vige specifica informativa.

II - DATI TRATTATI

Tra le informazioni fornite da Clienti, Potenziali Clienti, Fornitori, candidati ad una posizione lavorativa (CV) o dagli utenti del sito, tramite gli indirizzi mail indicati alla pagina contatti, forniti direttamente dall'interessato e/o tramite terze parti (es. l'azienda per cui lavorano), ci sono le seguenti a titolo esemplificativo e non esaustivo: Ragione Sociale, Nome e Cognome, Indirizzo E-Mail, Telefono, Cellulare, Dati anagrafici e di contatto, Social Network, Azienda, Dati bancari, Dati contenuti nei Curriculum Vitae ed altre tipologie di dati.

N.B.: Nell'eventualità in cui l'utente comunichi, tramite mail o i campi “messaggio” e “presentazione candidatura” presenti nelle form di contatto, particolari categorie di dati (ad es. dati relativi alla salute, dati di origine razziale o etnica, orientamenti politici e sessuali, dati giudiziari contenuti nei CV ) ex art. 9 Regolamento (UE) 2016/679, ciò rappresenta una manifestazione di volontà libera, specifica, informata, tramite azione positiva inequivocabile con la quale l'Utente manifesta il proprio consenso esplicito affinché i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento da parte del Titolare.
Pur tuttavia il Titolare ed il/i Responsabile/i faranno il possibile per cancellare questi dati una volta raggiunta la finalità richiesta.

III – FINALITÀ e BASI GIURIDICHE

Il Titolare del trattamento direttamente o indirettamente, avvalendosi anche di altri Responsabili e Sub-Responsabili i cui riferimenti sono disponibili a richiesta ai riferimenti indicati, utilizza i dati personali nei per le finalità, sottofinalità e secondo le basi giuridiche specificate di seguito:

1. RICHIESTA di CONTATTO, PREVENTIVO, ORDINE di acquisto:
   I dati personali forniti attraverso la compilazione di un preventivo/ordine di prodotti e servizi vengono trattati allo scopo di soddisfare la richiesta di contatto, preventivo o evasione dell'ordine o di un servizio oppure per contattare il cliente/fornitore o suoi dipendenti ed incaricati per lo svolgimento delle funzioni inerenti al rapporto contrattuale e pre-contrattuale;
   
   I dati sono obbligatori per soddisfare queste finalità, in mancanza dei quali non potremo finalizzare la richiesta.
   
   Base giuridica di questo trattamento dati è l'obbligo contrattuale e precontrattuale
2. FINALITÀ di LEGGE ed AMMINISTRATIVE (Clienti e Fornitori)
   I dati personali raccolti sono finalizzati allo svolgimento di tutte le attività amministrative, contabili e fiscali relativi alla fatturazione attiva e/o passiva dei servizi/prodotti richiesti. Resta inteso che l'eventuale rifiuto a fornire tali dati e il mancato consenso al loro trattamento comporterà l'impossibilità di raggiungere la finalità. I dati verranno trattati per i tempi e nelle modalità richieste dalle normative vigenti.
   
   Inoltre, i dati possono essere trattati per:
   1. dare esecuzione ad obblighi di legge, regolamenti, normative nazionali e comunitarie e derivanti da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge;
   2. accertare, esercitare e/o difendere un diritto in sede giudiziaria del Titolare.
   
   Basi Giuridiche per questo trattamento sono l'Obbligo Contrattuale e precontrattuale, Obblighi di Legge di cui alla lettera i) e Interesse Legittimo di cui alla lettera ii).
3. COMMERCIALE e MARKETING
   I dati personali forniti direttamente presso la sua sede o forniti tramite terzi (es. l'azienda con cui collabora) dal Titolare sopra elencati ci permettono, inoltre, di iscriverla ai nostri servizi Commerciali e Marketing con mezzi automatizzati (es. Mail, Sms, messaggistica on-line, social, web advertising, re-marketing etc) e/o con altri mezzi non automatizzati (es.nostro personale commerciale, mail diretta e posta cartacea) aggiornandola sulle novità, iniziative, promozioni, eventi ed altre attività commerciali e marketing organizzate direttamente o indirettamente dal Titolare.
   
   Per questa finalità nel caso lei sia già Cliente la Base giuridica per eseguire il trattamento è il Legittimo Interesse, in base al quale il Titolare può inviare comunicazioni commerciali e marketing affini a prodotti/servizi che ha già acquistato. (considerando 47 del GDPR).
   
   La informiamo inoltre che, come richiesto dall'art. 21 del GDPR, Lei ha sempre il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che la riguardano effettuato per tali finalità e che qualora decida di avvalersi di tale diritto (vedi anche punto VIII), i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità.
   
   Qualora non abbia avuto con COOPOLIS Spa o i suoi collaboratori alcun contatto tra cui, la partecipazione ad un evento o fiera, la fruizione di un prodotto o servizio, l'apertura di una mail o un contatto diretto, per un periodo congruo con la durabilità dei beni che produciamo e vendiamo (concetto di “Ultimo Contatto”), l'unica Base giuridica per questa finalità rimane il Consenso raccolto tramite questo/i sito/i, oppure direttamente c/o l'interessato, tramite terze parti (es. l'azienda con cui collabora) o tramite il nostro personale tecnico, commerciale e amministrativo.
4. DATI di NAVIGAZIONE SITO WEB (Cookie)
   I Cookie sono costituiti da porzioni di codice software che vengono installate all'interno del browser dell'utente e che assistono il Titolare nell'erogazione di servizi sul sito web o nella rilevazione di dati di navigazione a scopo statistico e marketing.
   
   Informiamo l'utente che il Titolare ha scelto di non utilizzare per questo Sito Web nessun tipo di Cookie motivo per cui non compare il messaggio di accettazione (banner) all'apertura del sito stesso.
5. CANDIDATI ad una posizione lavorativa (CV)
   Tramite la casella mail info@coopolis.it raccogliamo dati spontaneamente e volontariamente forniti da candidati per la valutazione di una posizione lavorativa e/o le informazioni contenute nei curricula (CV) inviati come allegato alla mail.
   Qualora nei curricula inviati dai candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita i soggetti autorizzati o i Responsabili che effettuano la selezione si asterrà dall'utilizzare tali informazioni. Pertanto si raccomanda ai candidati di non inserire nei campi liberi e/o nei CV, dati non pertinenti o dati particolari (ex sensibili) che non siano strettamente necessari alla valutazione della candidatura.
   
   La Base Giuridica è stata scelta in quanto il Titolare, nel caso di ricezione volontaria di un CV, adempie ad un obbligo pre-contrattuale nonché ad una richiesta specifica del candidato ed il consenso per i dati particolari (ex sensibili) in base all'Art.9 del Gdpr, in quanto espressione della volontarietà di fornire questi dati.

IV - CONSERVAZIONE dei DATI

I dati personali saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il conseguimento delle finalità per i quali gli stessi sono stati raccolti e successivamente trattati e più specificatamente come segue:

1. entro i termini stabiliti dalla normativa vigente ovvero 10 anni per i dati amministrativi e retributivi per le finalità di cui alle lettere (b) ed (e);
2. entro i termini stabiliti dalla normativa anche secondaria che impongono la conservazione dei dati (ad esempio dichiarazioni fiscali) per le finalità di cui alle lettere (b) ed (e);
3. entro il periodo necessario per proteggere i diritti del titolare nelle ipotesi di eventuali controversie legali per le finalità di cui alle lettere (a) (b) ed (e) in base al Legittimo Interesse;
4. I dati trattati derivanti da rapporto cliente/fornitore per finalità commerciali e marketing in base al Legittimo Interesse di cui alla lettera (c) verranno conservati fino alla soddisfazione di questo interesse e comunque non oltre un periodo congruo in funzione della durabilità del/i bene/i acquistato/i;
5. Ove non applicabili altre Basi Giuridiche, i dati trattati tramite consenso informato per le finalità di cui alle lettere (c)(d), verranno conservati fino a revoca dello stesso o esercizio di un altro diritto dell'Utente (vedi diritti dell'Interessato);
6. Per le finalità di cui alla lettera (e) i dati verranno conservati per il tempo necessario alla valutazione e comunque non oltre i 36 mesi dalla ricezione.

V - MODALITÀ di trattamento

I dati forniti verranno trattati con strumenti informatici e cartacei, esclusivamente da parte del nostro personale specificamente autorizzato ed istruito al trattamento e/o da altri Responsabili del Trattamento selezionati in base ai requisiti e nominati dal Titolare stesso.

L'elenco dei Responsabili ed eventuali Sub-Responsabili può essere fornito a richiesta inviando una mail a privacy@coopolis.it

I dati verranno trattati con adeguate misure di sicurezza e protezione organizzative e strumentali al fine di ridurre i rischi, prevenire e mitigare qualsiasi violazione dovuta a perdita, uso illecito, non corretto o ad accesso non autorizzato in conformità all'Art. 32 del GDPR.

VI - NATURA OBBLIGATORIA o FACOLTATIVA del CONFERIMENTO dei DATI e BASE GIURIDICA del trattamento

Alcuni dati sono necessari per il funzionamento del sito, altri vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento, e vengono cancellati immediatamente dopo l'elaborazione (cookie di sessione).

Per le finalità di cui ai punti (a)(b) del precedente paragrafo II, il conferimento dei dati personali degli Utenti/Clienti/Fornitori è obbligatorio in quanto, in mancanza non potranno essere forniti i servizi richiesti.

Invece, il conferimento dei dati personali e il consenso al loro trattamento non sono obbligatori ma facoltativi per le finalità di cui ai punti (c)(d) del precedente paragrafo e, il mancato consenso al trattamento, non impedirà di ricevere gli altri servizi di cui ai punti (a)(b) per i soli dati comuni.

VII - COMUNICAZIONE e TRASFERIMENTO dei dati

1. Comunicazione dei dati a terzi
   I suoi dati, limitatamente alle finalità indicate, potranno anche essere comunicati a terzi quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:
   
   Istituti bancari per la gestione dei pagamenti, Società Finanziarie e Leasing, Enti Pubblici, Autorità giudiziarie, Forze di polizie e altri organismi di controllo, Ministero della Salute e aziende sanitarie locali territorialmente competenti, Consulenti fiscali e legali, Assistenza informatica, Società di servizi Informatici e Cloud, Web & Marketing Agency, professionisti e cine/fotoperatori autorizzati, dipendenti e collaboratori autorizzati, Responsabili e Sub-Responsabili e/o nominati dal Responsabile/Titolare/Co-Titolari, fornitori, Aziende di trasporto, Agenzie Viaggi, taxi e corrieri nonché a società di cui ci possiamo avvalere per erogare i nostri servizi.
   Si precisa che, per nessun motivo i dati lei forniti, direttamente o tramite terzi (azienda con cui collabora), verranno trasmessi a terzi, non espressamente indicati in questa informativa, per finalità Commerciali o Marketing (let.c)
2. Trasferimento dei Dati al di fuori della UE
   Ai sensi del regolamento generale sulla protezione dei dati o GDPR, il trasferimento dei suddetti dati verso un Paese terzo può avvenire, in linea di principio, solo se il Paese terzo considerato garantisce a tali dati un adeguato livello di protezione. Secondo tale regolamento, la Commissione può constatare che, grazie alla sua legislazione nazionale o ad impegni internazionali, un Paese terzo assicura un livello di protezione adeguato. In mancanza di una decisione di adeguatezza siffatta, un trasferimento del genere può essere effettuato solo se l'esportatore dei dati personali, stabilito nell'Unione, prevede garanzie adeguate, le quali possono risultare, in particolare, da clausole tipo di protezione dei dati adottate dalla Commissione, e se gli interessati dispongono di diritti azionabili e di mezzi di ricorso effettivi. Il GDPR stabilisce precisamente, inoltre, a quali condizioni può avvenire un trasferimento siffatto in mancanza di una decisione di adeguatezza o di garanzie adeguate.
   
   Nel caso sia necessario trasferire dati in Paesi extra UE, per esigenze lavorative ed, in mancanza dei requisiti di adeguatezza di cui sopra o di Clausole Contrattuali Standard, l'unica Base Giuridica è il consenso.

VIII - DIRITTI DELL'INTERESSATO

I singoli Interessati, in qualsiasi momento, potranno esercitare i diritti del Regolamento Privacy, inviando una comunicazione scritta ad uno dei recapiti indicati nella presente informativa.
In particolare l'Interessato ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l'accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento dei dati che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati. Inoltre, ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo.
Resta inteso che l'Utente/Cliente/Fornitore esercita i suoi diritti nel rispetto delle condizioni stabilite nel paragrafo 4 e dal Regolamento Privacy UE 2016/679.

Qualora, in ogni caso, Lei desiderasse opporsi al trattamento dei Suoi dati per le finalità di cui ai punti c)d) eseguiti con i mezzi qui indicati, nonché revocare il consenso prestato, potrà farlo in qualunque momento, cliccando sul link “Disiscriviti” in calce alla mail o contattando il Titolare ai recapiti indicati in questa informativa, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Qualora desiderasse fare reclamo all'Autorità di Controllo può farlo seguendo le istruzioni al seguente link:
https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online/reclamo

IX - MODIFICHE E INTEGRAZIONI ALL'INFORMATIVA PRIVACY

La trasparenza sul modo in cui trattiamo i dati e li teniamo al sicuro fa parte del nostro impegno a garantire e rafforzare i diritti sulla privacy. Per questi motivi la presente informativa potrà essere soggetta ad aggiornamenti da parte del Trattamento; per modifiche minori si consiglia di consultare periodicamente questa pagina web.

Ultima revisione della presente informativa: 31.03.2022